Eens de facturen zijn opgemaakt, kan je ze versturen naar de klant. Hier geven we mee op welke manier je je factuurweergave het best kan instellen en hoe je de facturen kan versturen.

Overzicht facturen

Onder facturatie - overzicht facturen krijg je alle facturen te zien. We raden aan om een weergave te maken zodat je een goed overzicht hebt per maand van de facturen die moeten verzonden worden.

Creatie weergave

Ga naar overzicht facturen, klik op de veldkiezer en voeg volgende velden toe:

• mail verzonden op
• status e-mail

Stel volgende filter in:

• Type is niet gelijk aan afsluitnota
• EN datum is groter dan xx/xx/xxxx (stel hierbij de factuurdatum in van de laatste facturatie)

Voeg vervolgens het veld elektronisch factureren toe. Open hiervoor de veldkiezer en zoek op 'elektronisch factureren'. Dubbelklik op het veld om toe te voegen in de weergave.

Nu dit veld is toegevoegd kan je je facturen groeperen op verzendmethode. Klik op groepering weergeven en sleep de kolomtitel 'elektronisch factureren' naar boven om te groeperen:

Het resultaat is dat je alle facturen die per mail moeten worden verzonden gegroepeerd ziet staan, alsook alle facturen die moeten afgedrukt worden.

Deze weergave kan je nu opslaan, zodat je ze elke maand opnieuw kan gebruiken. Klik bovenaan in de menubalk op 'weergave opslaan' en geef je weergave een naam. Indien gewenst kan je je weergave delen met collega's door hem publiek te maken:

Versturen  facturen

Mailen

Selecteer de facturen die je per mail wilt versturen en klik bovenaan bovenaan rechts in de menubalk op 'mailen':

Je zal een pop-up venster krijgen waarbij je het sjabloon kan selecteren voor het versturen van de factuur. Vervolgens krijg je een scherm met daarin alle klanten waar een factuur naar wordt verstuurd.

Je krijgt een waarschuwingsteken voor alle klanten waar er geen e-mailadres is gekend op  niveau van het dossier.

De factuur wordt als bijlage toegevoegd als pdf en xml bestand.

Via de kolommen 'mail verzonden op' en 'status e-mail' kan je nagaan of de factuur goed is verzonden en wanneer.

Printen

Selecteer de facturen die je wilt afdrukken en klik bovenaan rechts in de menubalk op 'Print selectie'. De facturen zullen als pdf worden gepresenteerd volgens ze gesorteerd staan.