Een bestelbon bestaat in drie statussen, en heeft daarom ook drie menu’s links. Een dossier kan bestaan uit één, maar ook uit meerdere bestelbonnen.
- Een offerte: dit is een ‘concept’ van bestelbon. De klant moet zijn goedkeuring nog geven voor het aanbod. De facturatie zal nog niet lopen, er zal nog niets worden ingepland.
- Een bestelbon: een actieve bon waarvoor wordt gepland en gefactureerd zoals ingesteld.
- Een afgesloten bestelbon: dit is het ‘archief’ van vroegere bestelbonnen die niet meer actief zijn. Er zal niets meer voor worden gepland.
Aangezien een offerte, een actieve bestelbon en een afgesloten bestelbon gelijk zijn opgebouwd, bespreken we hier de actieve bestelbon.
Als je een bestelbonfiche opent, zie je bovenaan deze icoontjes.
Van links naar rechts:
- De dossiermap openen (met bestanden en documenten)
- Planning opnieuw uitzetten
- De offertewizard starten
- De bestelbon dupliceren (kopiëren naar een andere bestelbon)
- De bestelbon reviseren (dit zal de oude bestelbon afsluiten en een nieuwe bestelbon opstarten met dezelfde gegevens)
- De bestelbonfiche herladen (om wijzigingen op te halen die sinds het openen van de personeelsfiche door een andere gebruiker zijn opgeslagen)
- De wijzigingen opslaan
- De aanmaak annuleren (enkel indien men een nieuwe bestelbon aan het maken is, niet zichtbaar voor bestaande bestelbonnen)
- De fiche verlaten
In dit tabblad van de bestelbonfiche worden enkele algemene zaken ingegeven, zoals waar de prestaties moeten gebeuren (dit is niet noodzakelijk het factuuradres!), vanaf wanneer de bestelbon mag ingaan etc.
De facturatie-instellingen van een bestelbon zijn uiteraard de bron van je omzet. Het is dus belangrijk hier voldoende aandacht voor te hebben.
En dan zijn we eindelijk aan het hart van de software: we gaan de planning aansturen.
In de monitor tot slot kunnen we nakijken of de ingeplande prestaties ook goed gebeurd zijn. Dat wilt zeggen: checken of ons personeelslid er op de juiste tijdstippen was. Zo niet, kan dit een registratie- of facturatieprobleem genereren.