Het goedkeuren van de prestaties gebeurt in ButtonsForCleaners Force in de monitor. Deze bevat alle prestaties die in het verleden uitgevoerd (zouden moeten) zijn.
Werking van de monitor
We herhalen graag nog even het onderstaande schema. De planningsmotor zorgt ervoor dat alle planningslijnen goed worden gecreëerd volgens de schema's. Eventuele eenmalige wijzigingen in de planning zijn uiteraard ook mogelijk.
Van zodra de planning voorbij is, wordt de lijn zichtbaar in de monitor.
In de monitor moet elke planningslijn door een controle van drie stappen:
- Is de planning geregistreerd? --> indien neen, dan is er een registratieprobleem
- Weten we voldoende voor de facturatie? --> indien neen, dan is er een facturatieprobleem
- De planning is OK en kan nu gefactureerd worden
Je kunt de monitor oproepen via Planning, en dan Monitor alle bestelbonnen. Alternatief kun je de monitor ook raadplegen per bestelbontype.
Bovenaan in de monitor kies je de periode en de stap die je wilt ophalen.
Stap 1: Registratieproblemen
In de registratieproblemen komen alle planningslijnen terecht waarvan we niet zeker zijn of ze uitgevoerd werden. Als de Staff App wordt gebruikt, kan een lijn zich in de registratieproblemen bevinden omwille van twee redenen.
De registratie is niet (of slechts gedeeltelijk) uitgevoerd via de Staff App
Je uitvoerder is misschien vergeten om te registreren via de App. In dit geval zal het systeem je duidelijk aangeven of men vergeten is om de hele prestatie te registreren, of bv. of er wel een IN-registratie is ontvangen maar geen UIT-registratie.
Om manueel de registratie toe te voegen, dubbelklik je op de planningslijn. Linksonderaan kun je manueel het tijdstip van IN en UIT toevoegen.
De registratie is uitgevoerd via de Staff App maar de Site Tag werd niet gescand bij het starten
Als je met de Site Tag werkt, dan kan de uitvoerder aanduiden dat hij er niet in slaagde om de Site Tag te scannen.
In dat geval vallen we terug op GPS-controle. Als de persoon niet op de juiste locatie is, kan hij niet inklokken. In dit geval zal er dus ook gewoon in de monitor vermeld worden dat de uitvoerder niet is gestart.
De registratie is uitgevoerd via de Staff App maar de Site Tag werd niet gescand bij het stoppen
Als je met de Site Tag werkt, dan kan de uitvoerder aanduiden dat hij er niet in slaagde om de Site Tag te scannen. Bij het stoppen van een prestatie gebruiken we geen GPS-controle, om te vermijden dat de uitvoerder moet terugkeren naar de werf als hij daar vergeten was om te stoppen. Dit wordt wel gemeld in de registratieproblemen:
Als je de lijn opent, zul je zien dat er een extra keuzeoptie is toegevoegd, om de ontbrekende locatiecontrole te negeren. Op die manier keur je de registratie toch goed.
Stap 2: Facturatieproblemen
Het kan gebeuren dat de uitvoerder wel heeft in- en uitgeklokt via de Staff App, maar dat het verschil in tijd te groot was ten opzichte van de ingestelde marges. In dat geval komt de lijn bij de facturatieproblemen terecht.
Planningslijnen zullen hier weergeven dat er wel is in- en uitgeklokt ("IN ok" en "UIT ok"), maar dat er problemen zijn om te kunnen factureren.
Als je de lijn opent, zie je ook hoeveel uren er gewerkt zijn, hoeveel uren er gepland waren, en hoeveel uren er nu te veel of te weinig zijn gepresteerd.
Het verschil al dan niet aftrekken / extra aanrekenen op de factuur
Je kunt nu kiezen om
- Het verschil af te trekken / toe te voegen aan de factuur, omdat de klant dit verschil heeft veroorzaakt (bv. de klant vroeg om langer te blijven) = OORZAAK KLANT
- Het verschil af te trekken / toe te voegen aan de factuur, omdat een interne oorzaak aan de bron lag (bv. het personeelslid is vroeger vertrokken) = OORZAAK EIGEN BEDRIJF
- Het verschil te negeren op de factuur (ongeacht het verschil, wil je toch de gewone prijs aanrekenen) = ZONDER CORRECTIE
Je klikt hiervoor op één van de drie onderstaande redenen:
Het verschil zal op die manier worden weggeboekt en het systeem weet wat er moet gebeuren voor de facturatie.
De uurregistratie corrigeren
Heeft het personeelslid een verkeerde registratie gemaakt met de Staff App? Dan kun je de foutieve in- en/of uitregistratie negeren door het juiste knopje uit te vinken.
Om vervolgens zelf een registratie in te geven, vink je het knopje weer aan. Het systeem laat je dan toe om zelf een tijdstip te kiezen voor de in- of uitklokregistratie, die voorrang krijgt op de registratie van de StaffApp.
In het bovenstaande voorbeeld zie je ook dat dat gebeurd is, want de registraties van de Staff App staan informatief nog vermeld, maar zijn niet meer aangevinkt. Dat betekent dat ze niet meer worden gebruikt voor het goedkeuren van de tijdsregistratie van de desbetreffende planning.
Stap 3: OK
ButtonsforCleaners Force weet voldoende om de lijn te kunnen opnemen in de prestaties van het personeelslid (om later uit te betalen), en om de lijn te kunnen factureren. Klaar!