Leuk dat je van start gaat met ButtonsforCleaners Force! We doen er alles aan om je zo snel mogelijk vertrouwd te maken met het programma. In dit artikel tonen we je hoe je werknemers kunt toevoegen in het systeem.
De personeelsmodule openen
Als je het programma hebt kunnen opstarten, kom je onmiddellijk uit in de module Personeel. Je kunt er altijd terug heen gaan door linksonder op Personeel te klikken.
Overzicht van bestaande personeelsleden
Linksboven heb je een menu, om de gewenste functie binnen de module personeel te selecteren. We focussen ons hier op het personeel dat momenteel in dienst is:
In de rechterhelft van het scherm vind je dan een overzicht van alle werknemers die momenteel bij jou in dienst zijn. Je kunt een personeelslid openen door erop te dubbelklikken.
Heeft een personeelslid een rode achtergrond? Dan betekent dat dat zijn adres niet gevalideerd is. Geen zorgen, we vertellen je hieronder hoe je dat snel kunt verhelpen.
Een nieuw personeelslid toevoegen
We vertrekken hier echter van een nieuw personeelslid, zodat we alles goed kunnen uitleggen. Om een nieuw personeelslid aan te maken, klik je bovenaan in het scherm op de knop "Nieuw personeelslid".
Er opent vervolgens een lege personeelsfiche, die we samen zullen invullen. We overlopen hier de verplichte en meest belangrijke velden. Verder in onze Knowledge Base vind je meer uitgebreide informatie over het doel van elk veldje.
Basisgegevens
Vul in dit onderdeel vooral de naam van het personeelslid in. De andere gegevens zijn optioneel.
Adresgegevens
Linksonder kun je de adresgegevens intikken. Die zijn erg belangrijk, want ButtonsforCleaners Force moet elk adres op een kaart weten liggen zodat de kilometerberekeningen juist kunnen verlopen.
Als je een Belgische postcode hebt ingetikt en je drukt op ENTER (of op het vergrootglas rechts van het veld), dan worden gemeente en land automatisch ook ingevuld. Omgekeerd kun je ook een gemeente intikken en op ENTER duwen, indien je de postcode niet kent.
Na het intikken van het adres klik je op de knop "Valideer adres". Het systeem controleert dan of je adres volledig correct is.
Het adres goed valideren
Het scherm toont je welk adres jij had ingetikt (het opgegeven adres), en welke match het systeem vindt (het gevalideerde adres).
- Is het voorstel (min of meer) juist, dan kun je gewoon op OK klikken onderaan.
- Geeft het systeem geen of een verkeerde suggestie, dan vul je in de onderste helft van het scherm zelf bijvoorbeeld de straat om de hoek in, of een ander adres dat dichtbij je klant ligt. Vervolgens klik je op "Probeer dit adres te valideren". Het systeem geeft dan bovenaan bij het gevalideerde adres een nieuwe suggestie, zodat je op OK kunt klikken (of een nieuwe poging kunt wagen indien je nog niet tevreden bent met het resultaat).
Werkgegevens
Onder werkgegevens zijn er een aantal interessante velden, die je best zo goed mogelijk invult. Ze stellen je in staat om later te filteren in het systeem, lijsten te trekken van werknemers in bepaalde categorieën, te zoeken naar vervangers die aan specifieke voorwaarden voldoen, etc.
Dit zijn de belangrijkste velden:
| Veld | Beschrijving |
| Type | We raden je aan om hierin bij te houden of de werknemer een arbeider, bediende, ... betreft. |
| Inspecteur |
Je kunt het personeelslid linken aan een welbepaalde inspecteur of teamleider. Deze persoon kan dan bv. enkel de planning van zijn eigen werknemers filteren, en het systeem zal bv. ook aan deze persoon om goedkeuring vragen voor verlofaanvragen. Werk je niet op deze manier? Dan laat je het veld gewoon leeg. |
| Functie | Hier selecteer je de functie van de werknemer. Let op: o.a. de wijze van kilometerberekening hangt af van een juist geselecteerde functie, dus klik zeker op de juiste mogelijkheid. |
| Wil extra werken | Als het personeelslid je aangeeft dat extra opdrachten zeker welkom zijn, kun je dit vinkje aanduiden. Bij het zoeken naar vervangers zal dit personeelslid dan voorrang kunnen krijgen. |
| Groep | We raden je aan om hier het onderscheid te maken tussen werknemers die vast bij je in dienst zijn, personeel dat via verschillende interimbureaus te werk wordt gesteld, ... Op die manier kun je bij het doorgeven van prestaties immers gemakkelijk je scherm beperken tot bepaalde groepen. |
| Datum in dienst | Hier geef je in wanneer het personeelslid voor jou zal beginnen werken. Plan je hem toch vroeger in, dan zal het systeem je immers waarschuwen. |
| Kostgroep | Selecteer onder welk barema het personeel valt. Later tonen we je immers hoe het systeem je marge per werf kan berekenen, en daarvoor gebruikt hij de kostprijs per werknemer die hier wordt bepaald. |
Ontbreekt er een mogelijkheid in een van de keuzelijsten? Dan kun je de volgende stappen volgen om een optie toe te voegen:
- Zorg dat de keuzelijst actief is door erop te klikken, maar zorg wel dat hij terug gesloten is:
- Hanteer de toetsencombinatie CTRL+ENTER. Je komt zo uit in een scherm waar je alle bestaande mogelijkheden ziet.
- Tik op de knop INSERT op je toetsenbord of klik onderaan op "Stambestand beheren"
- Je kunt nu de gewenste mogelijkheid toevoegen en bevestigen met OK.
- Om het scherm weer te sluiten, klik je een laatste keer op OK. Je kunt nu meteen de gewenste optie selecteren door erop te dubbelklikken, of het scherm sluiten met het kruisje rechtsboven.
Het linkermenu
Links in de personeelsfiche vind je een hele rist menu's die ook te maken hebben met een personeelslid. We gaan er hier niet in detail op in, maar bieden je verder in deze Knowledge Base uiteraard ook een overzicht van al deze functionaliteiten.
De werknemer opslaan
Ben je klaar? Dan kun je de werknemersfiche gewoon afsluiten met het deurtje rechtsbovenaan. Het systeem zal je steeds vragen of je wilt opslaan, ook als je niet op voorhand op het diskette-icoontje hebt gedrukt.
De andere icoontjes doen het volgende:
- Het linkse icoontje stelt je in staat om een elektronische identiteitskaart uit te lezen. Zo worden veel gegevens (incl. de foto) automatisch ingevuld. Let erop dat je ID-lezer aangesloten moet zijn vóór je ButtonsforCleaners Force opstart.
- Het tweede en derde icoontje bieden je de mogelijkheid een e-mail of een SMS te sturen.
- Met het vierde icoontje open je de personeelsmap. Hierin kun je bijlagen bijhouden, bv. getekende arbeidscontracten of brieven.
- Het vijfde icoontje stelt je in staat om documenten op te maken voor het personeelslid, volgens bepaalde sjablonen. Daar komen we verder in deze Knowledge Base nog op terug.
- Door het zesde icoontje te gebruiken, kun je de fiche refreshen zonder ze te moeten sluiten. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn als een collega net iets in de fiche heeft gewijzigd.
- Het voorlaatste icoontje tot slot kun je gebruiken als je tussentijds wilt opslaan, al is dat dus niet echt noodzakelijk.
Een goed ingevulde personeelsfiche zou er min of meer als volgt moeten uitzien.
